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第一条为规范京津风沙源治理工程林业建设档案管理工作,实现档案管理的制度化、科学化、现代化,根据《京津风沙源治理工程建设管理办法》、《林业重点工程档案管理办法》、《退耕还林工程档案管理办法》(试行)等规章制度,结合工程建设的实际,特制定本标准。
第二条京津风沙源治理工程林业建设档案规范化管理标准(以下简称《规范化管理标准》)是《林业重点工程档案管理办法》和《退耕还林工程档案管理办法》(试行)的配套标准,是工程林业建设档案管理达标及考核、评比的依据。
第三条档案管理工作是京津风沙源治理工程林业建设的重要基础工作,要将其纳入工程管理的全过程,与工程建设同步实施。
第四条京津风沙源治理工程林业建设档案规范化管理标准:
(一)档案管理负责人、责任人明确。由分管工程建设的领导负责档案管理工作,相关机构具体负责林业档案管理工作。
(二)档案管理制度健全完善。要依据有关法律、法规、规章以及相关技术规范和操作规程,结合工程建设实际,建立完善档案管理制度和切实可行、简洁高效的管理工作流程。
(三)要配备具备一定专业知识,能胜任工作需要的专兼职档案管理人员(省地级工程管理部门要配备专职档案管理人员),并保证档案管理人员的相对稳定。要开展各级档案管理人员的培训工作,以适应档案规范化管理工作的需要。各级专兼职档案管理人员须经过培训后方可上岗,并严格按照有关要求和规定履行职责。
(四)要有固定的档案存放场所。省、地、县工程管理部门要建立专用的档案库(室),县级以下要配备专用的档案柜。档案存放场所要配备防火、防盗、防潮、防渍、防鼠虫害、防霉等保护措施,确保档案安全。
(五)工程林业建设档案要按技术档案、文书档案、财会档案分门别类存放。归档的文件材料要字迹工整、图样清晰、手续完备;归档的数据表格要填写完整,准确无误;作业设计、检查验收和政策兑现等关键环节的档案,要注明编制人、调查人、验收人、粮款领取人、批准人及时间等。
(六)各级工程管理部门要安排必要的经费,专项用于档案管理工作。
(七)各级工程管理部门档案管理负责人、责任人要定期对本部门的档案管理工作进行检查,发现问题要及时纠正。
(八)各级工程管理部门需要归档的内容:
1.省级工程管理部门。(1)技术档案:省级工程规划、上报年度计划、实施方案,国家下达计划,下达的分解年度计划,与国家、地、县签订的退耕还林责任状,省级检查验收情况材料及县级检查验收汇总材料、省级工程进度信息统计报表、相关的效益监测及评估材料、种苗供应情况、政策兑现汇总材料、以及相关的图、表、卡、册、声、像等原始资料。(2)文书档案:国家和省级制定的各类文件、各种会议材料、培训材料,省级工程管理办法、技术标准、合同协议,地级(含地级)以下上报及备案的各种文件材料,省级工程阶段性总结材料,有关案件的处理材料及其他文字材料,档案的保管清册和销毁清册等。(3)财会档案:有关的会计报表及凭证等。
2.地市级工程管理部门。(1)技术档案:地市级及所属县级工程规划、上报年度计划、实施方案,省级下达年度计划,下达的县级年度计划,与省、县签订的退耕还林责任状,地级工程检查验收情况材料及县级工程检查验收汇总材料,县级作业设计汇总材料,地级工程进度信息统计报表、相关的效益监测及评估材料,种苗供应情况,政策兑现汇总材料,以及相关的图、表、卡、册、声、像等原始资料。(2)文书档案:省和地级制定的各类文件、各种会议材料、培训材料,地级工程管理办法、技术标准、合同协议,县级(含县级)以下上报及备案的各种文件材料,地级工程阶段性总结材料,有关案件的处理材料及其他文字材料,档案的保管清册和销毁清册等。(3)财会档案:有关的会计报表及凭证等。
3.县级工程管理部门。(1)技术档案:县级工程规划、上报年度计划、实施方案,地级下达年度计划,与地、乡签订的退耕还林责任状,县级工程检查验收情况材料,县级作业设计材料(含工程设计图、分布图)和省地对县级作业设计的批复材料,县级工程进度信息统计报表、相关的效益监测及评估材料,种苗供应情况,各乡镇政策兑现汇总材料,林权证发放情况,以及相关的图、表、卡、册、声、像等原始资料。(2)文书档案:省地县级制定的各类文件、各种会议材料、培训材料,县级工程管理办法、技术标准,与生产单位签订的合同材料,各生产单位上报及备案的各种文件材料,县级工程阶段性总结材料,有关案件的处理材料及其他文字材料,档案的保管清册和销毁清册等。(3)财会档案:有关的会计凭证、帐薄、报表等材料。
4.乡镇归档内容:县级下达的工程计划,工程作业设计及上级批复文件,工程调查表,小班卡片,验收卡,种苗供应的有关材料,粮款兑现花名册及发放的有关材料,合同书,责任书,林权证发放情况,效益监测及评估材料,项目实施管理办法、技术标准,相关的图、表、卡、册、声、像资料,档案的保管清册和销毁清册等。
5.村级归档内容:退耕还林基本情况的登记账簿,包括退耕农民的姓名、家庭情况、退耕还林的田地数及地块、匹配的荒山数及地块、粮食兑现情况等资料,退耕户退耕还林详细材料的卡片。
(九)各类档案材料要按照有关规定如期完成移交归档工作。技术档案要依据建设程序分阶段及时归档;文书档案在当年的6月底前完成对上一年度形成文件材料归档工作;财会档案在有关材料形成后的第3年归档。
第五条各级工程管理部门在实现工程档案管理达标的基础上,要逐步上档升级。县级工程管理部门要实现档案微机化管理,档案的目录、索引等查询工具、退耕还林详尽资料、档案资料的利用等信息全部入库,并逐步实现对档案材料扫描微缩,积极开发、推广、使用档案管理信息化软件,并在部分地区实现软件资源共享。省级(含)以上工程管理部门要实现档案联网管理,同时要制定切实有效的防范措施,防止因各种原因对系统造成破坏和数据丢失等意外事故的发生。
第六条各级工程管理部门要在今年年底前全部实现京津风沙源治理工程林业建设档案规范化管理达标并接受达标检查。以后工程档案管理纳入地方各级工程检查验收和国家级核查验收内容。
第七条对于在工程林业建设档案的收集、整理、保护和开发利用等各项工作中做出显著成绩的单位和个人,将予以奖励和表彰。对违反档案管理的有关规定,造成工程档案材料失真、损毁或丢失的单位和个人,将予以通报批评并追究有关负责人、责任人的责任。
第八条本标准由国家林业局防沙治沙办公室负责解释。
第九条本标准自颁布之日起执行。

国家林业局政府网4月23日讯(来源:中国林业网)国家林业局关于印发

国家林业局关于印发《退耕还林工程档案管理办法》的通知 国家林业局关于印发《退耕还林工程档案管理办法》的通知国家林业局国家林业局关于印发《退耕还林工程档案管理办法》的通知国家林业局关于印发《退耕还林工程档案管理办法》的通知林退发〔2015〕38号各有关省、自治区、直辖市林业厅,新疆生产建设兵团林业局: 为进一步规范退耕还林工程档案管理工作,适应新一轮退耕还林工程实施的需要,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规以及《林业重点工程档案管理办法》、《新一轮退耕还林还草总体方案》的要求,我局研究制定了《退耕还林工程档案管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。 附件:退耕还林工程档案管理办法 国家林业局 2015年4月2日 退耕还林工程档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范退耕还林工程档案管理工作,更好地为新一轮退耕还林工程建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规以及《林业重点工程档案管理办法》、《新一轮退耕还林还草总体方案》的要求,制定本办法。 第二条 本办法适用于国务院批准实施的退耕还林工程档案管理工作。 第三条 退耕还林工程档案管理工作是退耕还林工程建设的重要基础工作,应将其纳入工程管理的全过程,与工程建设同步实施。 第四条 退耕还林工程档案是部门或单位档案全宗中不可分割的重要组成部分,必须与其他门类的档案一起实行集中统一管理。 第五条 退耕还林工程档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。国家林业局监督、检查和指导全国的退耕还林工程档案管理工作;县级以上地方各级林业主管部门监督、检查和指导辖区内的退耕还林工程档案管理工作,并在业务上接受上级林业主管部门和同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。 第六条 退耕还林工程档案管理工作实行领导责任制,分管工程的负责人要对工程档案管理工作负全责。 第七条 各级林业主管部门要保证开展工程档案管理工作的所需资金、设施和设备。有条件的地方应开展档案管理的电子化、信息化和网络化建设。 第二章 档案管理制度 第八条 各级林业主管部门要根据退耕还林工程特点建立健全工程文件材料的整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。 第九条 档案管理制度要根据内容分别张贴于档案库、档案办公室、档案阅览室等墙上醒目之处,切实起到时刻警醒和对照标准的作用。 第十条 要严格按照各项管理制度办事,规范管理,确保工程档案的完整、准确、系统、安全和借阅方便。 第十一条 要定期对档案管理制度执行情况进行检查,发现问题,及时纠正。 第十二条 要制定奖惩措施,对于在退耕还林工程档案管理工作中做出突出成绩的,应予表扬;对于违反有关规定,造成工程档案材料失真、损毁或丢失的,应予以严肃处理。 第三章 档案管理人员 第十三条 要根据实际情况,配备能力强、素质高的专职工程档案管理人员,并保证档案管理人员的相对稳定。 第十四条 档案管理人员是工程建设的管理人员,依照国家有关规定,其在职务晋升、职称评聘及其他待遇上享受与工程管理人员同等待遇。 第十五条 档案管理人员要经过档案管理和退耕还林业务知识考核,达到要求的方能上岗工作;要定期对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的业务能力和责任心。 第十六条 档案管理人员要恪尽职守、任劳任怨,要严格按照档案管理制度办事,认真做好工程文件材料的收集、整理、鉴定、保管和借阅等工作。 第四章 形成和整理 第十七条 各级林业主管部门应将工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程管理程序,列入有关部门和人员的职责范围。 第十八条 各级林业主管部门应将工程档案的建立与管理作为重要内容纳入工程实施的方案中,确保工程档案的完整、准确与系统。 第十九条 工程技术人员要随时收集在工程实施过程中形成的工程文件材料,并按规定交由工程档案管理人员进行整理、保管和借阅。工程技术人员在工作调动前,须将个人保存的文件材料悉数移交工程档案管理人员,不得擅自带离原单位或据为己有。 第二十条 归档的工程文件材料要字迹工整、图样清晰、签字手续完备。凡需归档的数据表格要填写完整,准确无误。对于作业设计、检查验收和政策兑现等关键环节的档案,要注明编制人、调查人、验收人、补助领取人、批准人及时间等。 第二十一条 对于录音、录像、照片、计算机存储介质等非纸质材料,应按照存储介质的不同,进行不同的加工处理。对于录音、录像和计算机存储介质等材料,应在每份介质上配以相应的目录和说明;对于照片和图片,则应配有简洁的文字说明,用以标明时间、地点、人物、事件。各介质与相关材料之间,要建立关联互见号。 第五章 归 档 第二十二条 按照行政级别,省级、地、县级、乡镇级林业主管部门分别建档。在同一行政级别内,技术档案、文书档案、财会档案等不同门类自编档号,各成体系。 第二十三条 归档的内容主要包括各类文件、讲话、方案、设计、标准、办法、规定,形成的调查、检查、证件发放、补助兑现、监测、会议、培训、总结等材料,签订的合同书、责任书,相关的凭证、图、表、卡、册、声、像资料等以及其他一些需要归档的资料。 第二十四条 归档门类 技术档案:年度计划、实施方案、总体设计、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等各环节所形成的报告、图、表、卡、册等原始材料。 文书档案:各类文件、合同协议、会议材料、培训材料、管理办法、技术标准、工作总结、有关案件的处理材料及其他文字材料等。 财会档案:会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。 第二十五条 归档时间 技术档案:依据建设程序,按实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等程序分阶段归档。 文书档案:依据国家有关规定,每年6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。 财会档案:依据国家有关规定,在有关材料形成后的第3年归档。 第二十六条 退耕还林工程档案分为永久、长期、短期3种保管期限。其中,永久为50年以上,长期为15年至50年,短期为15年以下。 第六章 保管与借阅 第二十七条 退耕还林工程档案可以设立专门的档案库存放,也可以与其他林业档案共用一个档案库,但要配备专门的档案柜来单独保管退耕还林工程档案。 第二十八条 档案库必须坚固,必须装备铁门、铁窗及其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防鼠、防尘、防火、防太阳光直射、防有害气体等设施设备。 第二十九条 保管档案资料,必须确保分类清楚、组卷合理、装订整齐、排列有序、规范美观,且检索目录齐全。 第三十条 应定期检查、清点库藏档案资料。发现档案霉烂、褪变、破损或账物不符时,必须及时追查、处理和修复。 第三十一条 要严格执行档案借阅登记制度,认真履行交接签字手续,借出的档案资料要限期归还,并确保档案资料整洁、完好无损。 第七章 附 则 第三十二条 各省级林业主管部门可根据本办法,结合本地区实际,制定实施细则。 第三十三条 本办法由国家林业局负责解释。 第三十四条 本办法自2015年5月1日起施行,有效期到2020年12月31日。《退耕还林工程档案管理办法》同时废止。

《退耕还林工程档案管理办法》的通知

林退发〔2015〕38号

各有关省、自治区、直辖市林业厅(局),新疆生产建设兵团林业局:
为进一步规范退耕还林工程档案管理工作,适应新一轮退耕还林工程实施的需要,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规以及《林业重点工程档案管理办法》、《新一轮退耕还林还草总体方案》的要求,我局研究制定了《退耕还林工程档案管理办法》(见附件),现印发给你们,请遵照执行。

附件:退耕还林工程档案管理办法

国家林业局
2015年4月2日

退耕还林工程档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范退耕还林工程档案管理工作,更好地为新一轮退耕还林工程建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规以及《林业重点工程档案管理办法》、《新一轮退耕还林还草总体方案》的要求,制定本办法。
第二条 本办法适用于国务院批准实施的退耕还林工程档案管理工作。
第三条 退耕还林工程档案管理工作是退耕还林工程建设的重要基础工作,应将其纳入工程管理的全过程,与工程建设同步实施。
第四条 退耕还林工程档案是部门或单位档案全宗中不可分割的重要组成部分,必须与其他门类的档案(文书档案、财会档案、设备档案等)一起实行集中统一管理。
第五条 退耕还林工程档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。国家林业局监督、检查和指导全国的退耕还林工程档案管理工作;县级以上地方各级林业主管部门监督、检查和指导辖区内的退耕还林工程档案管理工作,并在业务上接受上级林业主管部门和同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。
第六条 退耕还林工程档案管理工作实行领导责任制,分管工程的负责人要对工程档案管理工作负全责。
第七条 各级林业主管部门要保证开展工程档案管理工作的所需资金、设施和设备。有条件的地方应开展档案管理的电子化、信息化和网络化建设。

第二章 档案管理制度

第八条 各级林业主管部门要根据退耕还林工程特点建立健全工程文件材料的整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。
第九条 档案管理制度要根据内容分别张贴于档案库、档案办公室、档案阅览室等墙上醒目之处,切实起到时刻警醒和对照标准的作用。
第十条 要严格按照各项管理制度办事,规范管理,确保工程档案的完整、准确、系统、安全和借阅方便。
第十一条 要定期对档案管理制度执行情况进行检查,发现问题,及时纠正。
第十二条 要制定奖惩措施,对于在退耕还林工程档案管理工作中做出突出成绩的,应予表扬;对于违反有关规定,造成工程档案材料失真、损毁或丢失的,应予以严肃处理。

第三章 档案管理人员

第十三条 要根据实际情况,配备能力强、素质高的专(兼)职工程档案管理人员,并保证档案管理人员的相对稳定。
第十四条 档案管理人员是工程建设的管理人员,依照国家有关规定,其在职务晋升、职称评聘及其他待遇上享受与工程管理人员同等待遇。
第十五条 档案管理人员要经过档案管理和退耕还林业务知识考核,达到要求的方能上岗工作;要定期对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的业务能力和责任心。
第十六条 档案管理人员要恪尽职守、任劳任怨,要严格按照档案管理制度办事,认真做好工程文件材料的收集、整理、鉴定、保管和借阅等工作。

第四章 形成和整理

第十七条 各级林业主管部门应将工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程管理程序,列入有关部门和人员的职责范围。
第十八条 各级林业主管部门应将工程档案的建立与管理作为重要内容纳入工程实施的方案中,确保工程档案的完整、准确与系统。
第十九条 工程技术人员要随时收集在工程实施过程中形成的工程文件材料,并按规定交由工程档案管理人员进行整理、保管和借阅。工程技术人员在工作调动前,须将个人保存的文件材料悉数移交工程档案管理人员,不得擅自带离原单位或据为己有。
第二十条 归档的工程文件材料要字迹工整、图样清晰、签字手续完备。凡需归档的数据表格要填写完整,准确无误。对于作业设计、检查验收和政策兑现等关键环节的档案,要注明编制人、调查人、验收人、补助领取人、批准人及时间等。
第二十一条 对于录音、录像、照片、计算机存储介质等非纸质材料,应按照存储介质的不同,进行不同的加工处理。对于录音、录像和计算机存储介质等材料,应在每份介质上配以相应的目录和说明;对于照片和图片,则应配有简洁的文字说明,用以标明时间、地点、人物、事件。各介质与相关材料之间,要建立关联互见号。

第五章 归 档

第二十二条 按照行政级别,省级、地(市级)、县级、乡镇级林业主管部门分别建档。在同一行政级别内,技术档案、文书档案、财会档案等不同门类自编档号,各成体系。
第二十三条 归档的内容主要包括各类文件、讲话、方案、设计、标准、办法、规定,形成的调查、检查、证件发放、补助兑现、监测、会议、培训、总结等材料,签订的合同书、责任书,相关的凭证、图、表、卡、册、声、像资料等以及其他一些需要归档的资料。
第二十四条 归档门类
(一)技术档案:年度计划、实施方案、总体设计、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等各环节所形成的报告、图、表、卡、册等原始材料。
(二)文书档案:各类文件、合同协议、会议材料、培训材料、管理办法、技术标准、工作总结、有关案件的处理材料及其他文字材料等。
(三)财会档案:会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。
第二十五条 归档时间
(一)技术档案:依据建设程序,按实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等程序分阶段归档。
(二)文书档案:依据国家有关规定,每年6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。
(三)财会档案:依据国家有关规定,在有关材料形成后的第3年归档。
第二十六条 退耕还林工程档案分为永久、长期、短期3种保管期限。其中,永久为50年以上(含50年),长期为15年至50年(含15年),短期为15年以下。

第六章 保管与借阅

第二十七条 退耕还林工程档案可以设立专门的档案库存放,也可以与其他林业档案共用一个档案库,但要配备专门的档案柜来单独保管退耕还林工程档案。
第二十八条 档案库必须坚固,必须装备铁门、铁窗及其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防鼠、防尘、防火、防太阳光直射、防有害气体等设施设备。
第二十九条 保管档案资料,必须确保分类清楚、组卷合理、装订整齐、排列有序、规范美观,且检索目录齐全。
第三十条 应定期检查、清点库藏档案资料。发现档案霉烂、褪变、破损或账物不符时,必须及时追查、处理和修复。
第三十一条 要严格执行档案借阅登记制度,认真履行交接签字手续,借出的档案资料要限期归还,并确保档案资料整洁、完好无损。

第七章 附 则

第三十二条 各省级林业主管部门可根据本办法,结合本地区实际,制定实施细则。
第三十三条 本办法由国家林业局负责解释。
第三十四条 本办法自2015年5月1日起施行,有效期到2020年12月31日。《退耕还林工程档案管理办法》(试行)(办退字〔2003〕33号)同时废止。

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